Todo o negócio possui rotina e características específicas. Dentre os benefícios, eles também apresentam malefícios. Não há muito tempo para atingir a solução de todos, e por isso, recorre-se a outros meios de solucionar as questões necessárias.

O gerenciamento dos dados de um negócio auxilia a empresa ao destaque e desenvolvimento de modo sustentável. Esse é um dos benefícios de um ERP. Do inglês, “Enterprise Resource Planning”, o ERP é um sistema integrado que aperfeiçoa a gestão empresarial, reduzindo as perdas, aumentando a produção e destacando uma maior disponibilidade de tempo.

Nisso, está a intenção de permanecer bem colocado no mercado. O negócio promove a busca de mercado, produz e cria estratégias, contrata equipe de talento e destaca o investimento em marketing para atingir a posição e metas pretendidas.

O que é um ERP e para que serve ?

ERP, ou ainda o sistema integrado de gestão da empresa é um software que promove a organização do fluxo de dados e informações correspondentes aos movimentos realizados pelo negócio, através dos módulos de cada setor. O sistema gerencia as estatísticas das áreas do negócio e demonstra soluções íntegras para o gerenciamento empresarial. Ele aperfeiçoa o olhar a respeito dos informativos referentes a procedimentos de operações, administração e gerenciamento, de modo a concentrar dados daquilo que mais seja relevante para o negócio naquela instância.

Nesse sistema, as diversas áreas do negócio se integram, resultando em dados disponibilizados em relatório gerados a partir de todas.

Módulo é uma nomenclatura técnica que traz a designação dos fragmentos do ERP. O grupo interligado desses fragmentos é o que auxilia a visualizar o que ocorre em cada área, disponibilizando estatísticas e informações importantes de todos os setores.

De que forma um ERP auxilia o negócio?

O ERP consegue manter o controle das questões financeiras, como exemplo de débitos a serem pagos pela empresa, em data exata. Ele organiza os dados da empresa para uma melhor forma de observar a entrada e saída do fluxo de gastos e informações. Ele apresenta um caráter evolutivo aos setores administrativos da empresa. Os benefícios variam conforme o aperfeiçoamento da empresa pela sua gestão e a habilidade em conter dados atualizados, além de conhecer as teorias para as avaliações.

 

É natural que o negócio utilize vários sistemas, um em cada setor para o procedimento dessas tarefas. Exemplificando: uma área de funcionários possui suporte para realizar a folha de pagamento, sendo que outra promove o estoque e utilização dos recursos para controle de inventários, entradas e saídas, e a área financeira utiliza softwares para um controle do faturamento e fluxo de caixa. Nesse caso, estipular um valor errôneo no pagamento dos servidores ou ainda esquecer algum aviso ao financeiro a respeito de compra para oportunizar a antecipação de sazonalidade, pode gerar fortes impactos no fluxo de caixa.

Ao controlar as finanças, funcionários e estoques em que é realizado somente o apoio através de planilhas no computador, o risco pode ser muito maior. Os recursos disponibilizados com o Excel, OpenOffice ou Google Spreadsheets são muito utilizáveis e apoiam avaliações essenciais. Mas, caso tudo dependa disso, as estatísticas caminham sob esses arquivos, sendo copiados, colados e modificados reiteradamente. Por isso, a visão fica totalmente prejudicada.

Em qualquer dessas situações, pode-se imaginar o impacto que a ausência comunicativa dos sistemas pode causar. Portanto, é muito válido que exista um único sistema para a integração de todos os setores, de forma a promover um verdadeiro trabalho de equipe entre as áreas.

Ele mantém todas as estatísticas registradas, baseando-se neles para um melhor trabalho, proporcionando o produto que mais vendeu, os melhores clientes do negócio, momento anual em que os produtos foram vendidos em maior número, etc.

Ha um elemento correspondente aos requisitos do mercado. Para um destaque em relação às outras e a conquista de seu espaço, as empresas necessitam de competitividade e gerenciamento de modo adequado dos recursos, estatísticas e processos. O objetivo, por vezes, está em retenção e uso de dados, de maneira a formar diferenciais, disponibilizando agilidade aos clientes e tornando os procedimentos mais burocráticos e operacionais muito mais simples.

Quais ferramentas e módulos são disponibilizados ?

Os empreendedores estão sujeitos a diversos modos de organização, principalmente, em início de abertura de empresa. Entre as metodologias mais simples estão as planilhas eletrônicas e cadernos de anotações. Entretanto, existe um momento em que isso deixa de ser suficiente. Quanto mais a empresa cresce e se desenvolve, também aumenta o volume de operações e dados, assim como a possível necessidade de contratação de mais servidores.

Dessa forma, promover uma adaptação do negócio já no começo dele, é uma forma eficiente e moderna de gestão. A adoção de boas práticas e procedimentos experientes auxiliam o molde da cultura da empresa, priorizando informações gerenciais e dados precisos.

Um sistema gestão integrado, de forma geral, tem a inclusão de módulos de controle de finanças, em que há a possibilidade de acompanhar contas a serem pagas e a serem recebidas, fluxos de caixa, despesas e outros diversos pontos relevantes para a compreensão das finanças da empresa, e o conhecimento em tempo hábil do seu financeiro.

Outro módulo que está disponível de forma frequente é o de controle de vendas ou serviços. Através dele, o dono da empresa consegue uma organização e acompanhamento maior de seus procedimentos de venda, desde os primeiros passos do comercial até ao fato de emitir a nota fiscal eletrônica. Também pode-se providenciar a emissão de boletos e gerenciamento de vendedores, comissões de equipes de vendas, clientes e organização orçamentária, ou seja, a administração de todos os procedimentos em relação a vendas.

Ferramentas como controle de estoque trazem detalhes sobre aquilo que entra e sai do negócio, com a garantia de acompanhar o estoque do abastecimento de mercadorias, a fim de auxiliar a empresa a não perder vendas, e ainda gerenciar as notas fiscais, transportadoras e aqueles que fornecem os produtos.

Os dados podem estar em conjunto num módulo ou ser uma ferramenta distribuída em todos os outros, por se tratarem de um recurso que favorece o diagnóstico e as devidas tomadas de decisão.

Um software integrado otimizado é versátil para o atendimento dos critérios necessários diversificados, até porque cada negócio possui suas próprias características. Há a possibilidade de usar somente as funções que têm sentido para o ato de gestão, de acordo com o tipo de atividade ou o grau de maturidade da equipe em questão. Ao passar do tempo, com outras demandas aparecendo, é possível ativar outros módulos, sem a demanda de investimentos elevados.

Quais os benefícios de um ERP?

Um ERP consegue abranger, desde o planejamento até o monitoramento de resultados organizacionais, relacionamentos com clientes e aos que fornecem os produtos. Cada empresa tem suas particularidades e, de forma geral, não sofrem com as mesmas dificuldades, mas é importante seguir práticas que aperfeiçoem todas as áreas pretendidas.

A prática em relação a cobrança e fechamento do mês

A emissão de uma nota fiscal eletrônica, de produto ou serviço, não é assim tão dificultosa. A associação de documentação fiscal gerada a um requisito ou contratação já é um pouco mais difícil. Ao passo que as vendas ou quantidade de atendimento aumentam, maior se torna administração do fechamento e das cobranças. Recursos como a utilização de boletos bancários, encaminhados de forma automática, a contar a nota fiscal, com baixa, conforme se disponibilizem os pagamentos é uma prática viável.

A prática em relação a ausência de controle de caixa

Quando não se tem um acompanhamento por sistema, ocorrem atrasos e, por vezes, falta de dinheiro em caixa. É importante estar a par das entradas e saídas relacionadas ao setor financeiro, a fim de que não haja prejuízo ou juros dos bancos. Controlar o fluxo de caixa integrado a conciliação bancária do extrato da conta promove uma projeção automática dessa situação e, consequentemente, em uma antecipação das ações para que se evitem prejuízos.

 

A prática em relação a contratação desorganizada ou pedidos

Todas as contratações contemplam uma pasta suspensa, armazenado no arquivo morto do negócio, e uma planilha com os dados essenciais de cada um deles. A ausência de clareza sobre datas, escopo e pedidos relacionados a cada contratação prejudica a gestão de diversos negócios. Os módulos de controle de contratações promovem a organização e agilidade de atitudes em relação a vencimentos e cobranças, e evitam o risco de extraviar o arquivo com todos dados porque o computador pifou.

A prática em relação ao lucro e rentabilidade de clientes

Quais produtos ou serviços disponibilizam uma margem maior de lucratividade e ainda de uma rentabilidade maior? Se a resolução não é tão simples, é importante que se comece a refletir sobre os dados a seguir: gastos relacionados aos procedimentos ou a própria produção, gastos com investimentos e marketing, gastos fixos com despesas e variáveis do negócio, gastos com mão-de-obra, etc. Se todos eles estiverem devidamente organizados em lugares específicos separados, a consolidação da avaliação será dificultosa. Entretanto, os módulos que se interligam uns aos outros, promovendo a troca de cifras e informações aumentam a celeridade em se obter relatórios, por cliente, produto, central de custo ou de acordo com os critérios necessários.

A prática em relação a alterações na lei

As mudanças na legislação são fatores de atenção para todos os negócios. Em determinadas situações, elas são grandes chances ou ainda grandes ameaças. Um dos sistemas na nuvem, contratado como serviço, tem atualização assídua, e consegue adequar-se as modificações da lei. Novos requisitos, como o encaminhamento de documentação digitalizada, ou ainda o registro em boletos bancários tem complementos e implementação nesse processo dinâmico.

A prática em relação aos impostos

O sistema brasileiro de tributos não é dos mais simples, de fato. Mas o fator de dificuldade em questão a isso não é exatamente o fato do pagamento de impostos, uma obrigatoriedade de qualquer empresa. A questão é ter certeza de que o valor a ser pago está de acordo. É necessário ter em mãos os valores de base de cálculo, em relação ao faturamento, ou quaisquer referenciais. Um sistema de gestão disponibiliza a organização desses dados e calcula de forma automática o que deve ser repassado ao governo.

 

A prática em relação às informações perdidas

É possível perder ou confundir arquivos que são compartilhados em redes locais de computadores ou que estão circulando em diversas versões, em trocas sem fim de e-mails. Ao trabalhar sobre um sistema desatualizado é claro que isso pode gerar um relatório cheio de erros. Enquanto estiver na nuvem, o sistema disponibiliza ferramentas de segurança para a proteção da empresa contra invasões de crackers e o uso indevido dos dados, controle de acesso, históricos de utilização e backup das informações.

A prática em relação a falta de comunicação

Por vezes, pode até parecer que os informativos nem chegaram de um setor para outro no negócio. Em outros momentos, tem-se a impressão de que até ocorreu o repasse da informação, mas não atingiu a outros funcionários. Essas ditas falhas comunicativas sempre serão um desafio a ser confrontado. Entretanto, ao utilizar sistemas isolados, é possível que o efeito seja ainda maior. Se, contraposto a isso, o procedimento de faturamento obter as informações do  estoque e compras, ele promove um avanço natural, sem a necessidade de que alguém reforce o detalhamento de um novo pedido.

 

Em que momento é importante o investimento em um ERP?

Estudos divulgam que, armazenadas as proporções de cada empresa, há a possibilidade de ter até 32% de diminuição nos estoques e de 14% nos gastos com tecnologia da informação. Acrescido a isso, a produção pode aumentar até 26%, a gestão dos caixas se aperfeiçoa e as receitas e lucratividade aumentam 11%, o transporte e a logística também ganham 9% de aperfeiçoamento e a pontualidade na entrega cresce 6%.

Muitas pessoas que administravam seus negócios no papel e planilhas, que aderiram ao ERP passaram a ter gastos menores de tempo com o sistema de gestão e ainda diminuir os erros. O fato é que não importa o tempo em que está no mercado, mas a organização de seus procedimentos e dados para que sua gestão cresça.