Controle de Estoque: Como fazer e planilha para download grátis

Você pensa em abrir uma empresa, ou até mesmo está abrindo, e precisa de mais informações sobre gerenciamento e controle de estoques? Está tendo dificuldades para controlar seu estoque e precisa de uma forma fácil de fazê-lo?

Neste artigo, explicamos os principais conceitos, fornecemos dicas avançadas sobre o assunto, explicamos como fazer uma ficha de controle de estoque e, ao final, ainda explicamos como montar uma planilha de controle de estoque no Excel!

Para facilitar o entendimento, dividimos o assunto nos seguintes tópicos:

O que é estoque e controle de estoque 

Tipos de estoque

Dicas avançadas sobre gestão de estoque

Como montar uma planilha de controle de estoque no Excel

O QUE É ESTOQUE

O controle de estoque ou gestão de estoque é um setor muito importante para as empresas, sejam elas grandes, médias ou pequenas. Nesta área é possível saber o quanto será necessário comprar no próximo pedido ao fornecedor, além de poder fazer levantamentos de informações úteis sobre vendas, já que o setor direto de vendas nem sempre dá conta desses relatórios.

A principal função do controle de estoque é melhorar o investimento em estoques, aumentando o uso eficiente dos meios internos de uma empresa, e minimizando as necessidades de capital investido.

Atualmente, a gestão de estoque é realizada através de softwares, que são conhecidos como “Programas para Controle de Estoque” (PCE), “Sistema Integrado de Gestão” (SIG) ou “Programas para Automação Comercial” (PAC).

Abaixo, confira uma lista com algumas das vantagens de informatizar seu controle de estoque:

  • Controle de entrada e saída de mercadorias;
  • Levantamento da quantidade produtos em estoque;
  • Informações sobre a localização física do produto em estoque;
  • Aviso de baixo saldo de produtos;
  • Emissão de relatórios de produtos com baixo índice de vendas;
  • Emissão de relatórios de curva ABC de produtos mais vendidos;
  • Controle de furtos ou fraudes dentro da organização;
  • Maior agilidade no atendimento ao cliente.

Hoje em dia já existe uma grande variedade de softwares disponíveis no mercado. Portanto, é possível efetuar um controle de estoques facilmente. Além da função principal, alguns programas permitem gerenciar outras áreas da empresa, tais como o Financeiro, setor de faturamento e demais atividades que envolvam a rotina de vendas de mercadoria.

POR QUE O CONTROLE DE ESTOQUES, DE FATO, É TÃO IMPORTANTE?

Organizações que atuam como fabricantes ou montadoras com foco em produção de bens, precisam de um estoque bem controlado por uma série de motivos. Até porque uma empresa que depende diretamente da produção não tem como sobreviver sem um bom sistema de gestão de estoques. Vejamos as principais razões:

ATENDER A DEMANDAS

A demanda de bens e serviços não é a mesma durante o decorrer do ano. O ponto alto da venda de ventiladores é no verão, e durante o inverno, as vendas caem. O setor de vestimentas também tem demanda muito sazonal, com vendas de roupas curtas no verão e longas e quentes no inverno.

Um bom controle e planejamento de estoque auxiliam no cumprimento de exigência. Todos sabem que o fator determinante do aumento de receita é o atendimento integral de uma demanda.

CONTINUIDADE

Um controle criterioso permite a execução de operações contínuas. Dando um exemplo, se uma empresa produz produtos que dependem de matéria-prima específica, é óbvio que a equipe de produção precisará de um bom estoque dessas matérias para que a fabricação seja feita sem interrupções.

Esperamos que o conceito de controle de estoques tenha ficado bem entendido para você. Se o assunto é gestão com qualidade, eficiência e economia, um bom sistema de gestão de estoques não pode faltar. Independentemente de ter sido feito em programas de computador ou em simples planilhas, o importante é que o controle de estoques gere resultados e segurança para sua empresa!

TIPOS DE CONTROLE DE ESTOQUE

Por representarem um dos ativos mais importantes nas empresas, a correta determinação dos estoques é fundamental para a apuração adequada do lucro líquido do exercício.

As contas contábeis de estoques determinam o registro de diversos tipos de operações, sendo que nós detalharemos especificamente dois aspectos de controle que são os estoques de produtos acabados e de almoxarifado.

Para melhor compreensão, podemos defini-los como:

  1. Estoques de produtos acabados, que representam os bens originados da produção da empresa;
  2. Almoxarifado, que inclui matérias-primas e peças de reposição.

Desta forma, é de fundamental importância a adoção de um controle de estoques que apresente segurança total quanto aos seguintes aspectos:

  • Registros das aquisições e produção de bens integrantes do estoque;
  • Registros de saídas por vendas, transferências ou aplicação na produção;
  • Permitir apurar os custos de produtos;
  • Controle analítico da composição do saldo contábil;
  • Informações detalhadas que viabilizem os inventários físicos.

ASPECTOS A OBSERVAR NO MODELO DE CONTROLES DE ESTOQUES

Ressaltamos que um controle de estoques pode ser realizado através de ferramentas manuais ou com uso de sistemas, variando de acordo com a complexidade de informações e transações, assim como em relação ao tamanho da empresa, e devem contemplar os seguintes tópicos:

CADASTRO DE MATERIAIS E PRODUTOS

Deve estabelecer informações de dados cadastrais com as descrições de materiais e produtos que constarão do controle de estoques.

REGISTROS DE ENTRADAS E SAÍDAS

Definir informações de dados de registros de entradas, saídas, retornos ao estoque, aplicações em produção, transferências e devoluções, informando dados como data, descrição, tipo de movimentação, quantidades e valores.

Deve-se destacar que todos os registros de entradas e saídas devem ser efetuados com base nos respectivos documentos fiscais e corresponderem as datas efetivas de entrada na empresa.

CONTROLE DE SALDOS E CUSTOS

Devem ser estabelecidos os controles que possibilitem a apuração de saldos, assim como os custos unitários e totais das mercadorias e produtos.

Controle que visa apurar os valores envolvidos nos estoques e serve de base para a definição do modelo de custos a ser adotado pela empresa (custo médio ou PEPS – primeiro a entrar primeiro a sair).

REGISTRO DE INVENTÁRIOS

Estabelecer controles que garantam os registros de inventários, visando atender a legislação vigente. Este tópico visa possibilitar a comparação entre a existência física e os apontamentos contábeis.

Eventuais divergências devem ser investigadas para apurar seus motivos e consequentes ajustes, formalmente autorizados. Cabe ressaltar que este controle é fundamental para evitar riscos de desvios de estoques, além de comprovar o saldo contábil da empresa.

É bom destacar que um controle de estoques seguro permite ganhos de planejamento fiscal, comercial, financeiro e de políticas de compras, além de ser um instrumento fundamental para resguardar a empresa tanto em aspectos fiscais como de controles para evitar riscos de fraudes.

Um controle de estoques adequado deve garantir que o processo apresente a segregação de atividades efetivamente implantadas, considerando o princípio de que quem controla não deve executar.

Esta afirmativa visa fortalecer o ambiente de controle sobre os riscos, sendo um diferencial quanto à Governança da empresa.

FICHA DE CONTROLE DE ESTOQUE: COMO FUNCIONA?

A ficha de controle de estoques é considerada um controle acessório que visa suportar as informações para que se possa estabelecer adequadamente o controle de estoques da empresa, permitindo identificar e efetuar a gestão sobre estes dados.

Pode-se considerar que é a base de dados para suportar o controle sobre materiais e produtos da Organização.

A ficha de controle de estoques pode ser elaborada manualmente ou via sistema informatizado, dependendo da quantidade de registros, complexidade de operações e porte da empresa.

O objetivo da ficha de controle de estoques é permitir o controle individualizado das movimentações (entradas e saídas) de materiais e produtos em estoque, devendo ser implantadas individualmente por item de estoque.

Este controle permite auxiliar a gestão adequada dos estoques, tanto sob o aspecto físico como financeiro, possibilitando a base para a realização de inventários físicos e gestão sobre as necessidades de compras de materiais e disponibilidades de vendas de produtos.

ITENS A INCLUIR NA FICHA DE CONTROLE DE ESTOQUES

DADOS DO ITEM

Indicar a descrição do produto / material e seu respectivo código de cadastro estabelecido pela empresa. Esta uniformização fortalece o controle e permite que os registros sejam efetuados com um padrão previamente definido.

DESCRIÇÃO DA UNIDADE

Informar a unidade referente ao item controlado. Este registro deve levar em consideração a característica de cada material e sua identificação de medida tais como quilograma, metro, peça.

É recomendável que se padronize este registro visando evitar divergências que podem influenciar no resultado final do estoque.

QUANTIDADE EM ESTOQUE

Efetuar a informação do estoque mínimo e máximo, assim como o estoque físico atual. As definições de estoques mínimos e máximos devem ser realizadas por um responsável pela previsão de estoques, que considera os níveis de produção, consumo e reposição, para que possa estabelecer estes níveis com maior segurança.

O recomendável é que o cálculo do saldo em estoque seja realizado automaticamente e ser checado para evitar erros.

LOCALIZAÇÃO DO ITEM

Fazer constar a localização do item no estoque, viabilizando sua busca com mais eficiência.

A definição dos locais e respectivas identificações torna-se de uma importância essencial para melhorar os controles e a produtividade na armazenagem e fornecimento dos materiais ou produtos.

DATA DE MOVIMENTAÇÃO

Efetuar o registro das datas efetivas de entrada e saída dos itens, utilizando as datas constantes dos respectivos documentos fiscais ou de movimentação interna (caso de aplicações em produção ou transferências / ajustes).

QUANTIDADE

Registrar as quantidades de entradas e saídas conforme as informações dos respectivos documentos fiscais ou de movimentação interna (caso de aplicações em produção ou transferências / ajustes).

CUSTOS

Proceder ao registro dos custos totais e unitários de entrada, saída e do estoque atualizado.

Deve ser ressaltado que este instrumento de controle deve ser realizado por pessoal independente daquele que é responsável pelas compras e pagamentos da empresa, de preferência sendo exercido por pessoa diferente daquela que efetua as movimentações físicas de estoque (recebimento, fornecimento de materiais e produtos), sendo sua responsabilidade atestar a efetiva movimentação de estoques e suas existências físicas.

Este critério contribui para o fortalecimento de controles por adotar a independência e segregação de funções.

 

GESTÃO DE ESTOQUE: DICAS AVANÇADAS

A importância da gestão de estoque é indiscutível, pois visa assegurar que materiais ou produtos da empresa estejam corretamente registrados e seguros.

Além de garantir à fidedignidade das informações contábeis e preservar o capital investido a implantação deste controle, quando exercido de forma segura e rígida, serve como instrumento de identificação de fraudes por desvios de materiais e produtos, assim como auxiliar no monitoramento e identificação de possíveis irregularidades em compras.

Sua implantação permite fortalecer o planejamento financeiro e fiscal da empresa, por gerar informações quanto ao giro de estoque e possibilidades de adequar operações a aproveitar incentivos fiscais.

PONTOS A OBSERVAR PARA OPERACIONALIZAR UM ADEQUADO CONTROLE DE ESTOQUES

Para que se possa operacionalizar a gestão de estoque adequada, alguns aspectos devem ser considerados para possibilitar atingir os objetivos pretendidos:

ESTABELECER A ESTRUTURA DE CONTROLE A SER IMPLANTADA

A definição da estrutura gerencial e operacional para executar o controle de estoques deve ser objetivo principal na implantação deste processo. Fatores que determinem as responsabilidades e quem as executa, as formas de controle e dados a serem divulgados são fundamentais para um controle efetivo.

Neste ponto devem ser levados em consideração os seguintes pontos:

  • O responsável por gerenciar as informações não deve executar as tarefas de compras, recebimento e fornecimento dos materiais e produtos, nem deve estar alocado na estrutura responsável por estas atividades;
  • Aqueles que efetuam compras não devem fazer parte da estrutura responsável pelas atividades de armazenagem e fornecimento;
  • Os inventários físicos devem ser realizados por pessoal que não esteja envolvido nestas atividades operacionais e de controles.
  • A adoção destas medidas permite afirmar que o controle possui segurança por considerar a segregação de atividades, reduzindo desta forma os riscos envolvidos.

DEFINIR A POLÍTICA DE ESTOQUES

A implantação de uma Política de Estoques representa o estabelecimento transparente dos critérios a serem adotados quanto aos níveis de segurança dos estoques, estoques máximos e mínimos, critérios de aquisições e planejamento.

IMPLANTAR FERRAMENTAS DE CONTROLE

Devem ser definidas as formas de controle a serem adotadas para os estoques, estabelecendo a utilização de métodos manuais ou sistêmicos de controles e os dados necessários a operacionalizar as transações.

Neste processo devem ser definidos os perfis relacionados às atividades a serem exercidas e seus responsáveis.

ESTABELECER O CRITÉRIO CONTÁBIL DE REGISTRO

Definir os critérios contábeis a serem adotados nas operações de estoques auxiliam na exatidão dos registros e uniformizam os critérios a serem cumpridos, gerando benefícios nas demonstrações contábeis.

DEFINIR O PROCESSO DE IDENTIFICAÇÃO DE MATERIAIS E PRODUTOS

A classificação e identificação dos itens de estoques devem ser definidas previamente, este procedimento auxilia as operações cotidianas por padronizar os registros de estoques.

ESTABELECER AS ROTINAS DE INVENTÁRIOS

Devem ser implantadas normas de inventários que definam os procedimentos a serem adotados nas contagens (formas de registros, critérios de contagens, fluxo de informações, etc.), períodos de realizações, responsáveis por suas execuções e critérios de ajustes.

Cabe salientar que implantar um controle de estoques na empresa requer um planejamento adequado e definições formais dos principais aspectos a serem abordados, assim como a definição correta sobre as responsabilidades de cada participante do processo.

 

Download planilha de controle grátis

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PLANILHA DE CONTROLE DE ESTOQUE em EXCEL: COMO FAZER

 

APRENDA A MEXER NO EXCEL O MAIS RÁPIDO POSSÍVEL

Mexer no Excel é a base de todo o esquema de planilhas. Você vai usá-lo bastante para conseguir monitorar tudo. Depois de ter uma boa noção desse programa, tudo vai ficar mais fácil. Através do Excel, o responsável pelo estoque vai conseguir ter uma noção mais ampla dele, com todos os tipos de itens e os setores aos quais os produtos serão destinados.

Quanto mais itens e setores de produtos diversificados a pessoa tiver em seu estoque, outros fatores como ter dados precisos e recorrer a programas auxiliadores assumem importância.

NOÇÃO DE ESTOQUE

Primeiro é preciso catalogar todos os tipos de produto e classificá-los para elaborar a planilha. É fundamental ter a noção do que entra e do que sai do seu estoque.

Esse processo fica bem mais fácil se for realizado depois das definições de rotinas de inventário.

No entanto, se você não tiver uma noção de tudo que tem no estoque, é necessário que ao menos tenha um bom conhecimento sobre o que você vai mexer. As planilhas vão lhe ajudar a ter toda essa noção também, uma vez listados os itens.

OBTENHA DADOS PRECISOS

Dados precisos sobre a quantidade e o preço são imprescindíveis para todo o esquema dar certo. O número de fornecedores também é algo que se deve contabilizar, mesmo que em uma planilha separada. As planilhas possibilitam nomeá-los e quantificá-los por cada setor, bem como o montante dos produtos fornecidos, e isso se deve saber com exatidão para não haver confusão.

Por isso, é bom sempre fazer uma revisão de tudo o que passa em sua loja ou qualquer que seja seu tipo de negócio para depois conseguir passar para a planilha e fazer todo o esquema corretamente. Se o seu tipo de negócio é muito amplo e você precisa de algo que agilize e facilite ainda mais as planilhas, é recomendado utilizar programas auxiliadores.

RECORRA A PROGRAMAS AUXILIADORES

Existem inúmeros softwares que auxiliam você na hora de passar tudo para as planilhas. Itens como estimativas lucrativas – diário, semanal, mensal e anual, inventários de itens pré-programados e gerenciamento dos mesmos são comuns na internet. Aplicativos pagos e gratuitos oferecem a mesma eficácia dos programas pagos.

Você pode tanto optar por um programa singular que cuide apenas de um departamento, como a parte lucrativa, ou pode optar por um programa que abranja todos os setores e âmbitos do estabelecimento.

Ambos são viáveis e oferecem segurança, transformando a planilha de estoque em um forte aliado para obter sucesso.

 

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